OFFICE MANAGER 20 hr/wk

Dynamisch ingenieursbureau zoekt administratieve en creatieve ontzorger

Vacature OFFICE MANAGER 20 hr/wk

Ben jij die doelgerichte en energieke aanpakker? Iemand die graag tussen de mensen is, maar wel zelfstandig werkt? Hecht je waarde aan duidelijke afspraken over taken en verantwoordelijkheden en combineer je dat het liefste met de vrijheid om zelf te bepalen hoe je die uitvoert?

Ben je rustig, maar niet op je mondje gevallen en kun je ook mensen motiveren om iets gedaan te krijgen?

Dan nodigen we je graag uit om te vertellen over ons leuke, groeiende bedrijf en de rol die jij bij ons zou kunnen vervullen. Nieuwsgierig geworden? Lees dan nog even verder

Een unieke kans

Deze vacature is uitgeschreven voor een functie die we voorheen nog niet kenden in ons bedrijf. Dat biedt voor jou de unieke kans om deze functie te helpen vormgeven en daarbij passend te maken aan de wijze waarop jij het prettigst werkt. Lessen die je geleerd hebt bij eerdere werkgevers kunnen nu meteen ingezet worden om de zaken vanaf het begin goed op te zetten.

Jij wordt een centrale spin in de interne en externe informatievoorziening en neemt daarbij taken over die nu nog verdeeld zijn onder verschillende collega’s

Als office manager wordt je aangestuurd vanuit het management, maar zal je ook veel samen werken met project- en teamleiders.

Wat ga je doen

Een indicatieve verdeling van de taken waar we je ondersteuning bij kunnen gebruiken  hebben we hieronder op een rijtje gezet:

Waar kun je aan denken bij de invullen van deze taken

Finance                        6hr/wk

• • • Inboeken van inkoop facturen
    • Versturen van verkoop facturen
    • Opvolgen van facturen waarvan de betalingen zijn vervallen
    • Genereren van weekoverzichten  (standaard rapportage vanuit software)
    • Genereren van Maandoverzichten (standaard rapportage vanuit software)

Projecten                    8 hr/wk

• • • Versturen van uren overzichten
    • Opstellen en uitsturen van aanvragen voor offertes
    • Opstellen en uitsturen van inkoopopdrachten en opdrachtbevestigingen

Marketing                    4 hr/wk

• • • Opstellen van publicaties (posts) op social media, voornamelijk LinkedIn
    • Eventueel verzoek voor publicatie uitvragen bij klanten
    • Bijwerken van website met nieuwe artikelen / projecten / producten
    • Voorbereiden van een beursbezoek, evenmentenen congressen

Facilitair & HRM            2 hr/wk

• • • Inkopen van kantoor artikelen
    • Regelen van zakelijke lunch in geval er bezoek komt, kleine attenties (briefkaart, bloemetje etc.)
    • Opstellen van arbeidscontracten
    • Organiseren van uitjes, borrels en evenementen

Wat mag je van ons verwachten?

• • • Flexibele werktijden. De arbeidsuren kunnen verspreid over de week worden ingevuld. De verdeling over de dagen is in onderling overleg vast te stellen, waarbij onze voorkeur er naar uitgaat dat je op minimaal 4 dagen per week aan het werk bent
    • Thuiswerken 1 dag(-deel) per week is bespreekbaar. Wij verzorgen een laptop met toebehoren
    • Je wordt deel van een jong, hoger opgeleid, team bestaand uit mannen en vrouwen met verschillende nationaliteiten
    • Dit team is gedreven en enthousiast. Er heerst een informele werksfeer, maar we zijn zeker ook professioneel, leergierig en gemotiveerd om te verbeteren.
    • We bieden een start salaris van €1.500,- bruto per maand, op basis van 20 gewerkte uren per week. Hier bovenop komt 8% vakantie toeslag.
    • Bij deze functie komen 100 vakantie uren, wederom op basis van 20 gewerkte uren per week

Wat verwachten we van jou?

Opleiding en ervaring

• • • Je hebt een mbo+ of hbo denkniveau
    • Je hebt bij voorkeur 3-5 jaar ervaring in een soortgelijke functie.

Kennis en vaardigheden

• • • Ervaring met boekhoud pakketten, bij voorkeur Exact of Multiverse, is belangrijk
    • Gestructureerd en nauwkeurig kunnen werken is een absolute vereiste
    • Organisatorisch ben je sterk
    • Je bent inventief en creatief in het bedenken van marketing uitingen,
    • Je communiceert goed in het Engels, zowel gesproken als geschreven.

Sollicitatie

Wanneer je geïnteresseerd bent in deze functie, stuur dan een e-mail met CV naar: Ivo.van.Donselaar@TILLEN.com

Acquisitie n.a.v. deze advertentie wordt niet op prijs gesteld

Kandidaten moeten in Nederland wonen en een werkvergunning hebben voor minimaal drie jaar vanaf de eerste werkdag.

Bedrijfsprofiel

TILLEN b.v. is opgericht in 2007 door een team van creatieve ingenieurs, die een passie voor grote staalconstructies combineren met ervaring in mechanisch ontwerp. Ze waren en zijn nog steeds gedreven om zich te onderscheiden op het gebied van kwaliteit en creativiteit. Wij bieden expertise op het gebied van mechanische en constructieve engineering, het creëren van op maat gemaakte oplossingen voor het omgaan met zware en onhandelbare objecten.

Inmiddels bestaat het team uit meer dan twintig medewerkers en verzorgen we behalve de gebruikelijke ingenieursdiensten (ontwerp, tekenen en berekenen) ook de productie van constructies. De verwachting is dat met name deze laatste activiteit de komende jaren nog flink zal toenemen.

Kernwaarden

Binnen TILLEN zijn er een aantal waarden die we hoog in het vaandel hebben staan

• • • Open benadering van mensen, situaties en projecten
    • Praktische en pragmatische aanpak
    • Langdurige samenwerking
    • Woord houden
    • Algehele toewijding aan het werk